Импорт каталога из таблицы Excel

Инструкция описывает загрузку каталога через окно импорта в панели управления магазином.

Что можно загрузить

1. Загрузить можно таблицу Excel с каталогом магазина. В одной таблице можно перечислить все, что должно появиться в каталоге: обычные товары, цифровые товары, услуги, варианты товаров и категории.

Обычно одна строка в таблице описывает один товар, одну услугу или один вариант товара.

Что можно добавить через импорт:

Категории - разделы каталога, в которых будут лежать товары и услуги. Например: Букеты, Игрушки, Курсы, Маникюр.
Родительские категории - вложенность разделов. Например, категория Розы может находиться внутри категории Цветы.
Физические товары - товары, которые нужно передать покупателю или доставить: букет, футболка, игрушка, набор, книга.
Цифровые товары - товары, которые выдаются после оплаты без доставки. Например: доступ к курсу, электронный сертификат, код активации.
Цифровые данные для выдачи - ключи, ссылки или текстовые инструкции, которые покупатель получит после оплаты цифрового товара.
Услуги - то, что покупатель записывает или заказывает. Например: консультация, занятие, доставка, маникюр, аренда.
Товары без вариантов - простые товары, у которых нет выбора размера, цвета или другого отличия. Например: Букет из 15 роз.
Товары с вариантами - один товар с несколькими исполнениями. Например: Футболка с вариантами M белая, L белая, M черная.
Изображения по ссылкам - фотографии товаров, если они уже доступны по ссылке в интернете.
Характеристики товаров - дополнительные сведения для карточки товара. Например: Цвет, Размер, Материал, Состав, Страна.

Файл должен быть в формате XLSX. Если в книге Excel несколько листов, нужная таблица должна быть на первом листе: система читает именно его.

Шаг 1. Откройте импорт

2. В панели управления магазином:

Перейдите в раздел Каталог.
Откройте вкладку Товары.
Нажмите Импорт товаров.

Шаг 2. Подготовьте файл

3. В окне импорта можно скачать готовый шаблон. Это обычная таблица Excel с уже подготовленными колонками и примерами строк.

4. Шаблон нужен, чтобы не собирать файл с нуля. В нем уже есть названия колонок, которые система умеет распознавать сама: название товара, категория, цена, артикул, варианты, цифровые данные, услуги, изображения и характеристики.

Откройте шаблон, удалите или замените примерные строки и внесите свои данные. Если какая-то колонка вам не нужна, ее можно оставить пустой. Например, для простого букета не нужны колонки с вариантами, а для обычного товара не нужны колонки цифрового товара.

В шаблоне есть несколько групп колонок:

Основные данные - название товара или услуги, категория, цена, описание, артикул.
Категории - категория и родительская категория, если нужно создать вложенные разделы.
Варианты товара - название варианта, опции и значения. Например: размер M, цвет Белый.
Цифровой товар - формат выдачи и значение для покупателя: ключ, ссылка или текст.
Услуги - формат услуги, длительность, подтверждение записи, предоплата.
Фото и характеристики - ссылки на изображения и дополнительные свойства товара.

Необязательно заполнять все колонки. Заполняйте только те, которые относятся к вашим товарам или услугам.

Названия колонок лучше не переименовывать. Если оставить их такими же, как в шаблоне, на следующем шаге система сама сопоставит колонки с полями каталога. Если переименовать колонку, ее может понадобиться выбрать вручную.

После заполнения сохраните файл в формате XLSX.

Шаг 3. Загрузите файл

5. Загрузите заполненный файл в окно импорта.

На этом шаге доступны действия:

Скачать шаблон - скачать пример файла с колонками и подсказками.
Выбрать - загрузить файл в формате XLSX с компьютера.
Заменить - заменить уже загруженный файл другим.
Продолжить - вернуться к незавершенному импорту, если файл был загружен ранее, но импорт не был запущен.

6. Нажмите продолжить, если хотите вернуться к незаконченному импорту.

7. Если в окне импорта есть незавершенная загрузка, она отображается отдельной областью. Можно продолжить работу с ней или загрузить новый файл.

Шаг 4. Настройте колонки

8. На втором шаге система показывает первые строки файла и предлагает сопоставить колонки Excel с полями каталога.

Если название колонки понятное, система распознает его сама. Например:

Название товара -> Название товара;
Артикул товара -> Артикул товара;
Категория -> Категория;
Родительская категория -> Родительская категория;
Формат цифрового контента -> Формат цифрового контента;
Значение цифрового контента -> Ключ, ссылка или текст.

Зеленая точка означает точное совпадение без ручной настройки. Желтая точка означает похожее совпадение, которое лучше проверить вручную.

Колонку можно:

назначить на поле каталога;
пропустить;
назначить как отдельную характеристику;
назначить как колонку с несколькими характеристиками.

9. Режим ошибок

Есть два режима:

Пропускать ошибки: корректные строки будут импортированы, а проблемные строки будут пропущены и попадут в журнал.
Остановить при ошибке: импорт не будет запущен, пока в предпросмотре есть ошибки.

10. Обновлять найденные позиции

Настройка Обновлять найденные позиции управляет повторным импортом.

Если настройка включена, найденные товары, категории и варианты будут обновлены данными из файла.
Если настройка выключена, полные совпадения будут пропущены без изменения. Новые позиции все равно будут созданы.

Если настройка выключена, на шаге предпросмотра совпавшие позиции должны попасть в показатель Существующие без перезаписи.

Шаг 5. Проверьте предпросмотр

11. На третьем шаге система показывает, что будет сделано при импорте.

12. В сводке отображаются:

файл;
всего строк;
пропущенные строки;
существующие позиции без перезаписи;
категории: сколько будет создано и сколько будет обновлено;
товары: сколько будет создано и сколько будет обновлено;
физические товары;
цифровые товары;
услуги;
варианты;
характеристики;
изображения;
цифровые данные;
привязки опций вариантов.

Перед запуском проверьте:

все нужные колонки сопоставлены;
лишние колонки пропущены;
типы позиций заполнены понятными значениями;
у вариантов есть пары Опция и Значение;
у цифровых товаров есть данные для выдачи, если они должны выдаваться без участия продавца;
у услуг заполнен формат услуги;
настройка Обновлять найденные позиции выставлена правильно;
в предпросмотре нет неожиданных неоднозначных совпадений.

Если ошибок нет, можно нажать Начать импортирование. Если есть ошибки или неоднозначные совпадения, сначала проверьте проблемные строки.

Справочник по заполнению таблицы

13. Основные колонки

Категория: нужна для товаров, услуг и цифровых товаров. Укажите название категории, например Одежда.
Артикул категории: нужен, если важно надежно находить одну и ту же категорию при повторном импорте. Пример: КАТ-ОДЕЖДА.
Родительская категория: нужна для вложенных разделов. Например, категория Платья может находиться внутри категории Женская одежда.
Тип позиции: рекомендуется заполнять всегда. Возможные значения: Физический товар, Цифровой товар, Услуга.
Название товара: обязательное поле. Укажите полное название товара, услуги или родительского товара для вариантов.
Артикул товара: необязательное поле. Если артикула нет, система будет искать совпадение по названию и категории.
Название варианта: нужно для товаров с вариантами. Например: Футболка M белая.
Артикул варианта: необязательное поле для отдельного варианта товара.
Опция 1: название отличия варианта. Например: Размер.
Значение 1: значение этой опции. Например: M.
Опция 2 и Значение 2: дополнительное отличие варианта. Например: Цвет и Белый.
Цена: цена товара, услуги или варианта. Можно писать 1500, 1 500, 1500,50.
Старая цена: зачеркнутая цена, если нужно показать скидку.
Описание: текстовое описание товара или услуги.
Фото: одна ссылка на изображение или несколько ссылок через ;.
Характеристики: свойства товара в формате Материал: Хлопок; Пол: Унисекс.

Для большего числа опций добавьте пары колонок по тому же принципу:

Опция 3 и Значение 3;
Опция 4 и Значение 4;
Опция 5 и Значение 5.

Пример одной таблицы с разными случаями

Простая футболка без вариантов: категория Одежда, тип позиции Физический товар, название Базовая футболка, цена 1500.
Футболка с вариантом M: категория Одежда, тип позиции Физический товар, название товара Футболка, название варианта Футболка M белая, опция Размер, значение M, опция Цвет, значение Белый, цена 2500.
Футболка с вариантом L: те же данные, но название варианта Футболка L белая, значение размера L.
Цифровой курс: категория Курсы, тип позиции Цифровой товар, название Курс по уходу за растениями, цена 5000, формат цифрового контента Ссылка, значение https://магазин.рф/доступ/курс.
Цифровой товар с ключами: категория Лицензии, тип позиции Цифровой товар, название Доступ к материалам, цена 2000, формат цифрового контента Ключ, значение КЛЮЧ-0001.
Второй ключ для того же цифрового товара: повторите строку с тем же названием Доступ к материалам, но укажите значение КЛЮЧ-0002.
Услуга на месте: категория Маникюр, тип позиции Услуга, название Маникюр с покрытием, цена 2500, формат услуги На месте, длительность 90.
Дистанционная услуга: категория Консультации, тип позиции Услуга, название Дистанционная консультация, цена 3500, формат услуги Онлайн, длительность 60.

Товары без вариантов

Для обычного товара заполните одну строку:

Тип позиции: Физический товар;
Название товара;
Категория;
Цена;
при необходимости Артикул товара, Описание, Фото, Характеристики.

Если артикул не указан, при повторном импорте товар ищется по полному названию в своей категории.

Товары с вариантами

Одна строка описывает один вариант.

Для каждого варианта повторяйте родительский товар в колонке Название товара и заполняйте:

Название варианта;
Опция 1 и Значение 1;
дополнительные пары опций, если они нужны;
цену, фото и описание конкретного варианта.

Пример:

Первая строка: название товара Футболка, название варианта Футболка M белая, опция Размер, значение M, опция Цвет, значение Белый, цена 2500.
Вторая строка: название товара Футболка, название варианта Футболка L белая, опция Размер, значение L, опция Цвет, значение Белый, цена 2500.

Если отдельной строки родительского товара нет, система сама создаст родительский товар.

Если у варианта нет артикула, повторный импорт ищет вариант по родительскому товару и полному набору опций. Например, Размер = M и Цвет = Белый.

Цифровые товары и данные для выдачи

Для цифрового товара укажите:

Тип позиции: Цифровой товар;
Название товара;
Цена;
Формат цифрового контента;
Значение цифрового контента.

В окне импорта эти поля называются «цифровой контент», но по смыслу это ключи, ссылки или текст, которые покупатель получит после оплаты.

Поддерживаемые форматы:

Ключ: одноразовый ключ, промокод или лицензия. Пример: КЛЮЧ-0001.
Ссылка: ссылка на курс, закрытую страницу или облачный ресурс. Пример: https://магазин.рф/доступ/курс.
Текст: инструкция, кодовое слово или заметка для покупателя. Пример: Инструкция по доступу....

Если формат не указан, система попробует определить его сама. Например, значение, похожее на адрес сайта, будет распознано как ссылка.

Чтобы добавить несколько одноразовых ключей к одному цифровому товару, повторите строку с тем же товаром и разными значениями для выдачи:

Первая строка: тип позиции Цифровой товар, название Доступ к материалам, формат Ключ, значение КЛЮЧ-0001.
Вторая строка: тот же товар, формат Ключ, значение КЛЮЧ-0002.
Третья строка: тот же товар, формат Ключ, значение КЛЮЧ-0003.

Данные для выдачи нельзя указывать для физического товара или услуги.

Услуги

Для услуги укажите:

Тип позиции: Услуга;
Название товара;
Категория;
Цена;
Формат услуги;
Длительность, минут, если услуга записывается на конкретное время.

Форматы услуги:

На месте: клиент приходит в точку оказания услуги.
С выездом: услуга оказывается у клиента.
Онлайн: клиент получает услугу удаленно.
Асинхронно: услуга без записи на конкретное время.

Дополнительные колонки для услуг:

Требует подтверждения: Да или Нет.
Способ записи: Календарь или Связаться.
Предоплата: Нет, Частичная или Полная.
Процент предоплаты: например 30, 50 или 100.
Отмена за, часов: например 24.
Запись заранее, часов: например 2.

Характеристики

Есть два способа импортировать характеристики.

Первый способ - одна колонка Характеристики:

Материал: Хлопок; Цвет: Белый; Пол: Унисекс

Второй способ - отдельные колонки в файле, например Материал, Цвет, Размер. На шаге 2 каждую такую колонку нужно назначить как характеристику.

Изображения

В колонке Фото можно указать:

одну ссылку на изображение;
несколько ссылок через точку с запятой.

Пример:

https://магазин.рф/изображения/1.jpg; https://магазин.рф/изображения/2.jpg

Ссылка должна открываться без входа в личный кабинет. Файлы с компьютера через эту колонку не загружаются.

Повторный импорт и совпадения

14. Повторный импорт нужен, когда вы уже загружали каталог, а потом хотите обновить цены, описания, фотографии, остатки, услуги или добавить новые строки.

Перед изменением система сначала пытается понять: это уже существующий товар, услуга или вариант из магазина, либо новая строка, которую нужно создать.

Если совпадение найдено, дальше поведение зависит от настройки Обновлять найденные позиции:

Если настройка включена, найденный товар, услуга или вариант будет обновлен данными из файла.
Если настройка выключена, найденный товар, услуга или вариант будет пропущен без изменений.
Новые товары, услуги и варианты, которых еще нет в магазине, будут созданы.

Пример: в магазине уже есть товар Букет из 15 роз. Вы снова загрузили файл с таким же товаром, но поменяли цену. Если обновление найденных позиций включено, цена обновится. Если выключено, товар останется без изменений.

Товары

Товар - это обычный физический товар, цифровой товар или услуга.

Система ищет товар так:

По Артикулу товара, если он указан.
По точному названию товара внутри категории, если артикула нет.
По точному названию товара в магазине, если нужно сопоставить старый импорт без категории.

Самый надежный вариант - использовать Артикул товара. Артикул помогает системе понять, что это один и тот же товар, даже если вы потом немного поменяете название.

Если артикул не указан, важно, чтобы название совпадало полностью. Для системы Букет из 15 роз и Букет 15 роз - это разные названия.

Если найдено несколько товаров с одинаковым названием, получается неоднозначное совпадение. В таком случае лучше добавить артикул товара или уточнить категорию.

Пример: в магазине есть два товара Подарочный набор в разных категориях. Если в файле не указать категорию или артикул, система может не понять, какой именно товар нужно обновить.

Варианты

Вариант - это разновидность одного товара. Например, товар Футболка может иметь варианты M белая, L белая, M черная.

Система ищет вариант так:

По Артикулу варианта, если он указан.
По родительскому товару и полному набору опций, если артикула нет.
По названию варианта внутри родительского товара.

Если набор опций совпадает, это тот же вариант. Если добавлена новая комбинация опций, будет создан новый вариант.

Пример: у товара Футболка уже есть вариант Размер = M, Цвет = Белый. Если вы снова загрузите строку с тем же размером и цветом, система найдет этот вариант. Если загрузить Размер = L, Цвет = Белый, будет создан новый вариант.

Для вариантов лучше заполнять не только название варианта, но и опции. Так системе проще понять, где старый вариант, а где новый.

Если артикулов нет

Импорт может работать и без артикулов. В этом случае особенно важно:

писать названия одинаково при каждом импорте;
не добавлять лишние пробелы в начале или конце названия;
указывать категорию;
не создавать разные товары с одинаковым названием в одной категории;
для вариантов заполнять опции и значения.

Если каталог небольшой, можно работать без артикулов. Если товаров много или вы планируете часто обновлять каталог через Excel, лучше добавить артикулы хотя бы для товаров и вариантов.

Когда товар будет создан заново

Новый товар, услуга или вариант будет создан, если система не нашла совпадение в магазине.

Чаще всего это происходит, если:

изменилось название товара, а артикула нет;
товар перенесли в другую категорию, а артикула нет;
у варианта изменили набор опций;
в файле указан новый артикул;
в магазине еще не было такой категории, товара, услуги или варианта.

Частые проблемы

15. Колонка не распозналась сама

Выберите нужное поле вручную на шаге 2. Для будущих импортов лучше переименовать колонку ближе к названию из шаблона.

Артикул категории определился как артикул товара

Проверьте сопоставление на шаге 2. Колонка с кодом категории должна быть назначена как Артикул категории, а не Артикул товара.

Товар уже есть, но система показывает создание

Проверьте:

совпадает ли название полностью;
та же ли категория;
нет ли лишних пробелов;
не отличается ли артикул;
включена ли настройка Обновлять найденные позиции.

Вариант не импортировался

Проверьте, что в строке варианта заполнены:

Название товара;
Название варианта или хотя бы пары опций;
Опция 1 и Значение 1;
все дополнительные пары опций без пропусков.

Данные цифрового товара не добавились