Добавление заказа вручную

На странице «Заказы» нажмите кнопку «Добавить» в правом верхнем углу.

Откроется окно «Новый заказ». В новой форме статус оплаты «Не оплачен», состав пуст, скидка 0 ₽.

Форма «Новый заказ» состоит из полей: статус, способ оплаты, клиент, состав заказа, доставка, промокод, ручная скидка, комментарий и блок итогов. Обязательны клиент, состав, способ доставки и способ оплаты: без них заказ не создастся, а форма подсветит незаполненные поля. Ниже — каждое поле по порядку.

Статус заказа — метка, которая показывает, на каком этапе заказ: только оформлен, в работе, передан курьеру или выполнен. По статусу сотрудники понимают, что делать с заказом дальше.

Статус состоит из двух частей: статус оплаты (оплачен заказ или нет) и этап обработки. Например, «Оплачен + В пути» значит, что деньги получены и заказ едет к клиенту. «Не оплачен + Оформлен» — заказ создан, оплаты ещё нет, отправлять его рано.

В форме создания заказа эти части выбираются отдельно: статус оплаты и этап обработки.

Статус: «Оплачен» / «Не оплачен»

Статус оплаты показывает, получены ли деньги за заказ:

• «Не оплачен» — заказ создан, денег от клиента ещё нет.
  Свяжитесь с клиентом или дождитесь, пока платёж пройдёт через платёжную систему.
• «Оплачен» — деньги за заказ получены.
  Заказ можно передавать в сборку, на доставку или к выполнению услуги.

Статус обработки

Этап обработки показывает, где заказ находится в вашем порядке работы.

Варианты:

• «Оформлен» — заказ создан, но ещё не взят в работу.
  Начальный этап заказа.
• «В обработке» — сотрудник взял заказ, проверяет наличие товаров и уточняет детали с клиентом.
• «Подтверждён» — детали согласованы, заказ готов к сборке или доставке.
• «В пути» — заказ передан курьеру или службе доставки.
• «Выполнен» — заказ доставлен клиенту или получен в пункте выдачи.
  Работа с заказом завершена.
• «Отменён» — заказ отменён по инициативе клиента или магазина.
  Дальше заказ не обрабатывается. Отмена деньги не возвращает: как и в какой срок вернуть оплату, описано в статье «Заказы».

Статус оплаты «Оплачен» из формы применяется только при кнопке «Создать заказ». При «Создать и отправить» заказ остаётся неоплаченным, пока клиент не оплатит его или вы не отметите оплату вручную.

Выберите, как клиент будет платить за заказ. Поле обязательное. В списке — способы, подключённые в вашем магазине: «Наличными при получении», «Оплата картой при получении», онлайн-оплата через ЮKassa или Яндекс Пэй.

Список способов оплаты зависит от доставки, которую выбирают ниже в форме: для пунктов выдачи и цифровой доставки остаются только онлайн-способы. Если оформляете такой заказ, сначала выберите доставку, затем вернитесь к способу оплаты.

От способа оплаты зависит дальнейшая работа с заказом. При онлайн-оплате заказ можно брать в работу после подтверждения платежа. При оплате наличными при получении курьеру понадобятся терминал или сдача.

Способ оплаты определяет и то, кто выдаёт покупателю кассовый чек: при оплате через ЮKassa — сервис чеков ЮKassa от имени магазина, если он подключён; при оплате через Яндекс Пэй — подключённая к нему онлайн-касса; при наличных и переводе — касса магазина, если магазин не освобождён от её применения (54-ФЗ). Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог». Указывайте способ точно, чтобы платёж и передача в доставку прошли без ошибок.

📘 Способы оплаты настраиваются в разделе «Способы оплаты», их можно добавить или изменить в любой момент. Подробнее читайте в инструкции: Способы оплаты.

Выберите покупателя из списка клиентов магазина — его данные подставятся в заказ автоматически. Поле обязательное.

Создать клиента прямо в форме заказа нельзя. Если покупателя нет в списке, сначала добавьте его в разделе «Клиенты», затем вернитесь к заказу.

📘 Создание и управление клиентами подробно описано в отдельной инструкции: «Клиенты».

Под полем выбора появятся данные клиента: имя, телефон и адрес электронной почты. Сверьте их, чтобы не перепутать покупателя.

Метки рядом показывают, как появился клиент (например, «Создан вручную») и из какого источника он пришёл (например, «Вручную» или «Сайт»). Адрес почты понадобится для цифровой доставки и для отправки заказа клиенту кнопкой «Создать и отправить».

Нажмите кнопку «Добавить» в блоке «Состав заказа», чтобы добавить товар или услугу.

Состав заказа — перечень позиций, которые заказывает клиент. Позиции добавляются по одной; без хотя бы одной позиции заказ не создастся.

Откроется панель «Добавить позицию» со всеми доступными товарами.

Товары сгруппированы по категориям. Если позиций много, начните вводить название в поиске — останутся только подходящие варианты.

Нажмите на товар — он сразу появится в составе заказа. Повторное нажатие на тот же товар увеличит его количество. Так заказ собирается из нескольких позиций, не закрывая панель.

Добавленный товар появляется в блоке «Состав заказа» с названием, количеством и ценой. Вернуться к выбору и добавить новые позиции можно в любой момент до создания заказа.

Нажимайте «+» или «−» в строке товара: каждое нажатие меняет количество на одну единицу.

Между кнопками показано текущее количество. Ввести число вручную нельзя, только кнопками. При количестве 1 кнопка «−» неактивна — чтобы убрать позицию совсем, удалите её.

Стоимость позиции в правой части строки и общая сумма заказа внизу формы пересчитываются сразу, сохранять ничего не нужно.

Нажмите значок корзины («Удалить») в строке товара и подтвердите удаление в появившемся окне.

Окно подтверждения защищает от случайного удаления. После подтверждения товар исчезнет из состава заказа, а общая сумма пересчитается.

⚠️ Удаление нельзя отменить. Если позиция удалена по ошибке, добавьте её заново кнопкой «Добавить».

Нажмите значок карандаша («Изменить цену») в строке товара, введите новую цену в поле «Цена за ед., ₽» и подтвердите галочкой. Крестик отменяет правку.

Цену меняют, когда стандартная не подходит для конкретного заказа: например, вы делаете скидку на одну позицию или оформляете заказ по специальной цене для постоянного клиента. Общая сумма заказа пересчитается с новой ценой.

💡 Новая цена действует только в этом заказе и не меняет цену товара в каталоге. Цена на витрине — публичное предложение, поэтому поднимать цену в заказе выше той, что покупатель видел при оформлении, без его согласия нельзя (ст. 500 Гражданского кодекса РФ). Снизить её можно. Постоянные скидки для отдельных групп покупателей лучше закрепить в правилах магазина.

Выберите способ доставки заказа. Поле обязательное. В списке — способы, подключённые в магазине: своя курьерская доставка, самовывоз, СДЭК, OZON, Wildberries, цифровая доставка или другой.

Способ доставки влияет на итоговую стоимость, сроки и логистику: срочный заказ удобнее отвезти курьером, а самовывоз обойдётся клиенту дешевле. Проверьте, что выбранный способ подходит для адреса клиента. Для цифровой доставки у клиента должен быть указан адрес электронной почты.

📘 Подробнее о том, как настраивать способы доставки, добавлять новые и управлять зонами, читайте в инструкции: «Доставка».

Для доставки в пункт выдачи заказов (ПВЗ) СДЭК, OZON и Wildberries укажите адрес пункта и стоимость доставки — поля одинаковые для всех трёх служб.

Адрес доставки.
Введите адрес пункта выдачи вручную или нажмите «На карте» — откроется карта, на которой можно выбрать пункт. Карта выручает, когда клиент не помнит адрес, но знает, куда ему удобно приехать.

Стоимость доставки.
Введите цену в рублях или поставьте флажок «Бесплатно». С флажком стоимость доставки обнуляется, и итог заказа пересчитывается без неё. Флажок подходит, когда доставка бесплатна по акции или её оплачивает магазин.

Для доставки «Свои точки самовывоза» выберите пункт, где клиент заберёт заказ.

Пункт самовывоза.
В списке — точки самовывоза, созданные в настройках магазина. Клиент получит заказ в выбранной точке.

Стоимость доставки.
Введите цену в рублях или поставьте флажок «Бесплатно». С флажком стоимость доставки обнуляется, и итог заказа пересчитывается без неё. Флажок подходит, когда доставка бесплатна по акции или её оплачивает магазин.

📘 Подробнее о том, как создавать и настраивать точки самовывоза, читайте в инструкции: «Свои точки самовывоза».

Для доставки «Своя курьерская» укажите точный адрес клиента и детали, которые помогут курьеру его найти.

Адрес доставки.
Введите адрес вручную или нажмите «На карте» — откроется карта, на которой можно отметить место. Карта выручает, когда клиент не знает точного адреса, но может показать, куда приехать.

Дополнительные параметры адреса.
После основного адреса откроются поля для уточнения:

• Подъезд — номер подъезда, если их несколько.
• Этаж — этаж квартиры или офиса.
• Кв./офис — номер квартиры или офиса.
• Комментарий к адресу — подсказки для курьера: код домофона, ориентиры, удобное время звонка и т. п.

Комментарий к адресу — код домофона, ориентиры, удобное время звонка — избавляет курьера от лишних звонков клиенту и ускоряет доставку.

Стоимость доставки.
Введите цену в рублях или поставьте флажок «Бесплатно». С флажком стоимость доставки обнуляется, и итог заказа пересчитывается без неё. Флажок подходит, когда доставка бесплатна по акции или её оплачивает магазин.

Выберите промокод клиента в выпадающем списке — итоговая стоимость заказа пересчитается со скидкой. В списке — промокоды магазина с пометкой статуса, например «Активен» или «Истёк», и вариант «Без промокода».

Сумма скидки по промокоду появится в блоке итогов, итоговая цена уменьшится. Перед выбором проверьте статус промокода: срок действия задаётся при его создании.

📘 Промокод нужно создать заранее: при создании задаются условия скидки и срок её действия. Подробности описаны в отдельной инструкции «Промокоды».

Введите сумму скидки в рублях в поле «Ручная скидка» — она вычтется из итога заказа.

Ручная скидка подходит для персонального предложения постоянному клиенту, компенсации за задержку доставки или исправления ошибки в цене. В блоке итогов появится отдельная строка с размером скидки. Изменить или убрать скидку можно до создания заказа: исправьте число или очистите поле.

Поле «Комментарий» — свободный текст к заказу для пометок, которым нет места в других полях формы.

Что пишут в комментарии:

• Пожелания клиента — например, позвонить перед выездом курьера, привезти в определённое время или не звонить в некоторые часы.
• Подсказки для курьера — как найти подъезд, код домофона, ориентиры, имя охранника.
• Рабочие заметки — пометки для коллег: «Постоянный клиент», «Упаковать в подарочную упаковку», «Ждём звонка клиента для подтверждения».

Поле необязательное. Комментарий сохраняется в карточке заказа, его видят ваши сотрудники.

Блок итогов внизу формы показывает, из чего складывается сумма заказа, и обновляется по мере заполнения формы.

Строки блока:

• Общая стоимость — сумма всех товаров и услуг в заказе без скидок и доставки.
• Ручная скидка — сумма, которую вы указали вручную, если она есть.
• Скидка по промокоду — скидка по выбранному промокоду, если он есть.
• Итоговая стоимость — сумма к оплате с учётом всех скидок. Эту сумму внесёт клиент.

Любые изменения состава, количества и скидок сразу отражаются в блоке итогов. Сверьте итоговую сумму до того, как создать заказ.

Нажмите «Создать заказ» или «Создать и отправить» внизу формы, когда поля заполнены и состав собран.

Чем отличаются кнопки:

• «Создать и отправить» — заказ сохраняется, и клиент получает письмо о нём на электронную почту — из заказа или из профиля клиента. Письмо содержит состав заказа, сумму и ссылку на оплату, если она есть. Для отправки нужны адрес почты клиента и подключённый почтовый сервер магазина. Если чего-то не хватает, подсказка на кнопке назовёт причину. Отметка «Оплачен» из формы при этом не применяется.
• «Создать заказ» — заказ сохраняется без сообщения клиенту. Подходит, если детали ещё уточняются или клиент уже получил устное подтверждение. Отдельной кнопки, чтобы отправить сообщение о таком заказе позже, в карточке заказа нет.

Созданный заказ сразу появляется в списке на странице «Заказы» отдельной строкой: статус, клиент, сумма и другие данные.

Дальше с ним работают как с заказом, оформленным на витрине: открывают карточку, меняют статус, отмечают оплату, передают в доставку. Подробнее о действиях с заказом — в инструкции «Заказы».

Можно ли создать нового клиента прямо в форме заказа?

Нет. Сначала добавьте покупателя в разделе «Клиенты», затем выберите его в поле «Клиент» формы «Новый заказ».

Какие поля обязательны при ручном добавлении заказа?

Четыре: клиент, состав заказа, способ доставки и способ оплаты. Для цифровой доставки у клиента должен быть указан адрес электронной почты.

Можно ли поднять цену товара в ручном заказе?

Только с согласия покупателя, если он уже видел цену при оформлении: цена на витрине — публичное предложение. Снизить цену в заказе можно, цена в каталоге при этом не меняется.

Почему не отправляется заказ кнопкой «Создать и отправить»?

Обычно у клиента не указан канал связи, например адрес почты, или в магазине не настроена отправка почты. Причину покажет подсказка на кнопке; заказ без отправки можно создать кнопкой «Создать заказ».

Кто выдаёт кассовый чек по ручному заказу?

Зависит от способа оплаты: при оплате через ЮKassa чек формирует сервис чеков ЮKassa, если он подключён, через Яндекс Пэй — подключённая к нему онлайн-касса. При наличных и переводе чек выдаёт касса магазина, если он не освобождён от её применения; самозанятый формирует чек в «Мой налог».